記録管理と監察

原資料、提出用の抄録、受領記録、回答、決定を区分して管理します。資料の原日と、後日の提供日・抄録作成日を別の項目として表示します。

出力された一覧に含まれない項目を確認する場合は、出力の対象単位、指定された条件、生成・納品記録と、原資料側の参照先を対応させます。

監察担当は、確認対象と照会範囲を定め、関係部署・保有主体へ記録の提示を求めます。関係者から回答と補足資料を受け、確認した事実と説明が残る事項を分けて報告します。

監察報告は、各契約主体の決定や刑事手続を代行するものではありません。対応が必要な事項は、担当と権限を確認して引き継ぎます。

公表用資料には、個人の連絡先、保管場所その他の非公表情報を含めません。省略した範囲と、参照用に採録した範囲を管理情報へ記載します。

改訂、契約上の取扱い変更、担当の変更があっても、それ以前の記録を現行の説明に合わせて書き換えません。原保有者による保存と、提供した版の履歴を保持します。